Cofnodion 1 Mehefin 2016

CYNGOR CYMUNED LLANFAIR DYFFRYN CLWYD COMMUNITY COUNCIL

Cofnodion y cyfarfod arbennig a gynhaliwyd yn Neuadd Eleanor, Llanfair D.C. nos Fercher, 1 Mehefin 2016 am 7 o’r gloch.

Presennol:- Y Cynghorwyr Keith Moulsdale (Cadeirydd), Medwen Roberts, Jayne Mayers, Wini Davies, Dennis Edwards, Tim Faire, David Baker a Steve Whipp

Trigolion:- David Greenhalgh.

Trefnwyd y cyfarfod i drafod materion brys pwysig ac ystyried y broses i’w dilyn i benodi Clerc newydd i’r Cyngor.

  1. MATERION BANCIO

Dywedodd y Cadeirydd wrth y cyfarfod fod y banc wedi ei gynghori fod y rheolau sefydlog presennol yn ei gwneud yn ofynnol i sieciau gael eu llofnodi gan ddau aelod o’r cyngor yn ogystal â’r Swyddog Ariannol Cyfrifol, y Clerc. Yn absenoldeb y Clerc cynigiwyd diwygio Rheoliadau Ariannol a Rheolau Sefydlog Cyngor Cymuned Llanfair DC fel bo sieciau’n gallu cael eu hawdurdodi gan un ai dri aelod o’r Cyngor neu fel arall gan ddau aelod o’r Cyngor a’r Swyddog Ariannol Cyfrifol.

Byddai Rheol Sefydlog 12.1 ar wariant yn nodi:

Bydd gorchmynion i dalu arian yn cael eu hawdurdodi trwy benderfyniad y Cyngor a’u llofnodi gan dri aelod, neu fel arall gan ddau aelodau ynghyd â’r Swyddog Ariannol Cyfrifol. Llofnodwyr y sieciau i nodi eu blaenlythrennau ar fonyn pob siec.

Cynigiwyd y diwygiad hwn gan Medwen Roberts a’i eilio gan Dennis Edwards. Fe’i cefnogwyd yn unfrydol gan y rhai a oedd yn bresennol.

  1. TREFNIADAU ARCHWILIO

221.1 Hysbysodd y Cadeirydd fod yr archwiliad interim wedi’i gwblhau’n foddhaol a’i lofnodi gan Gwyn Davies.

221.2 Penderfynwyd fod angen llofnodi cofnodion cyfarfodydd diweddar ac yna eu rhoi yn y ddogfen cofnodion.

PENDERFYNWYD SW i argraffu’r cofnodion a mynd â nhw at y Cadeirydd i’w llofnodi. Byddai SW yn llofnodi fel clerc dros dro.

221.3 Bu’r cyfarfod yn ystyried penodi Archwilwyr Allanol.

PENDERFYNWYD – Cynigiodd TF benodi cwmni Hacker Young i’r rôl yma. Eiliwyd hynny gan JM a’i gytuno gan y cyfarfod.

  1. YMGEISWYR AM RÔL Y CLERC

Clywodd y cyfarfod fod pump cais wedi eu cyflwyno hyd yma, ac roedd naw diwrnod i fynd cyn dyddiad cau’r swydd, sef 10 Mehefin 2016.

Cytunwyd cynnal y cyfweliadau gan gymaint o aelodau’r Cyngor ag a oedd ar gael. Byddai’r ymgeiswyr yn cael eu hysbysu fod gofyn iddynt ddod am gyfweliad, a nodwyd dyddiad darpariaethol, sef 22 Mehefin 2016.

Cytunwyd ar restr fer ddarpariaethol a gofynnwyd i’r Cadeirydd gynghori’r aelodau petai ceisiadau eraill yn dod i law erbyn y dyddiad cau. Petai rhagor o geisiadau trefnir cyfarfod arall i adolygu’r rhestr fer.

Bwriedir cynnal cyfarfod ar 15 Mehefin 2016 am 7 o’r gloch i baratoi ar gyfer y cyfweliadau. Byddai cwestiynau wedi eu seilio ar gymhwysedd yn cael eu llunio ar sail prif ofynion y rôl: sgiliau rhyngbersonol, sgiliau gweinyddol, gwybodaeth technoleg gwybodaeth, profiad blaenorol perthnasol a gwybodaeth arall yn cynnwys y Gymraeg.

Byddai’r cyfweliadau yn cymryd 45 munud, wedi eu hamseru awr ar wahân.  Byddai’r Cadeirydd yn cynghori’r ymgeiswyr y byddai’r cyfweliad gan banel o hyd at naw aelod a byddai’n ceisio creu amgylchedd cyfweliad anffurfiol.

  1. STORIO DOGFENNAU’R CYNGOR

Awgrymwyd y dylid storio’r dogfennau mewn cwpwrdd ffeilio i’w gadw yn y neuadd gymuned. Penderfynwyd trafod y mater hwn gyda’r Clerc newydd yn dilyn gwneud y penodiad.

  1. GWEFAN

Cynghorodd y Cadeirydd ei fod wedi bod yng nghyfarfod Clwstwr Cynghorau Dinas, Tref a Chymuned Sir Ddinbych. Darparwyd trosolwg o gyfrifoldebau’r Cyngor i sicrhau bod y wefan yn cael ei diweddaru gyda chopïau o agendâu a chofnodion cyfarfodydd. Cytunwyd y byddai KM a DG yn cynnal y wefan ac y byddai’r Clerc newydd yn ymwneud â hyn, yn dilyn y penodiad.

PENDERFYNWYD KM a DG i adolygu’r wefan i benderfynu beth oedd ei angen i fodloni’r gofynion gorfodol. Awgrymwyd y byddai o 2015 ac ymlaen yn ddigonol.

225 CYFARFOD BLYNYDDOL

Roedd y Cyfarfod Blynyddol wedi’i ohirio nes penodi Clerc newydd.

226 SWYDDFA’R COMISIYNYDD GWYBODAETH A DIOGELU DATA

Anfonwyd llythyr at y Cadeirydd gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, yn nodi’r gofynion ar gyfer diogelu data a chofrestru. Hysbyswyd Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ynghylch y sefyllfa bresennol o ran y Clerc a chytunwyd darparu cod diogeledd i’r Clerc newydd yn dilyn y penodiad i ganiatáu diwygio’r manylion.

227 YSWIRIANT

Roedd y Cadeirydd wedi cysylltu â’r cwmni yswiriant a oedd wedi cadarnhau y byddai taliad ar ôl 1 Mehefin 2016 yn dderbyniol o gofio’r amgylchiadau anarferol. Cadarnhawyd fod yr yswiriant yn cael ei ddarparu gan Hiscox ac y byddai polisi yn cael ei gyflwyno maes o law.

Dyddiadau’r cyfarfodydd nesaf:

  1. NEUADD ELEANOR NOS FERCHER 15 MEHEFIN 2016 AM 7.00PM

I baratoi ar gyfer y cyfweliadau i benodi Clerc.

  1. NEUADD ELEANOR NOS FERCHER 22 MEHEFIN 2016 AM 7.00PM

Cyfweliadau a phenodi Clerc.  

Gan nad oedd rhagor o fusnes cyhoeddodd y Cadeirydd ddiwedd y cyfarfod.