Cofnodion 3 Awst 2016

CYNGOR CYMUNED           LLANFAIR DYFFRYN CLWYD       COMMUNITY COUNCIL

Cofnodion Cyfarfod Eithriadol o’r Cyngor Cymuned a gynhaliwyd yn Neuadd Eleanor, Llanfair D C nos Fercher, 3 Awst 2016 am 7 o’r gloch y nos.

PRESENNOL – Y Cynghorwyr John Pugh [Cadeirydd], Steve Whipp [Is-gadeirydd], Wini Davies, Dennis Edwards, Jayne Mayers a Keith Moulsdale

Clerc – Mrs Eirwen Godden

RHAN 1

YMDDIHEURIADAU – Y Cynghorwyr David Baker, Tim Faire a Medwen Roberts.

240  COFNODION

Cofnodion y Cyfarfod Blynyddol a’r Cyfarfod Cyffredin a gynhaliwyd yn Neuadd Eleanor ar 6 Gorffennaf 2016.

PENDERFYNWYD  – Cymeradwyo’r cofnodion a’u llofnodi gan y Cadeirydd.

241  MATERION YN CODI

204.1  Ymddiswyddiad Aelod – y dyddiad cau a hysbysebwyd ar gyfer y swydd wag oedd 5 Awst 2016. Os nad yw’r Cyngor Cymuned yn derbyn cais i lenwi’r swydd bydd yn cael ei llenwi trwy gyfethol.

229.1 – Ethol Cadeirydd – Cadarnhawyd fod y Cynghorydd John Pugh wedi llofnodi’r ffurflen Datganiad Derbyn y Swydd.

242  GOHEBIAETH

Ymdriniwyd â’r holl ohebiaeth a dderbyniwyd yn Rhan 2 dan Cyllid.

243  CYNLLUNIO

243.1  Cais Cynllunio rhif 20/2016/0719 – Adeiladu estyniadau i flaen a chefn annedd a garej dwbl ar wahân ym Maes Derwen, Llanfair D C.

PENDERFYNWYD – Nid oedd gan yr aelodau unrhyw wrthwynebiad ac argymhellwyd cymeradwyo’r cais.

243.2  Carafan yn Erw Fair, Llanfair DC

Yn dilyn derbyn gwybodaeth fod cynlluniau ar y gweill i sefydlu maes carafanau, anfonwyd llythyr at Gyngor Sir Ddinbych ar 8 Ionawr 2016 yn gofyn am gyngor ynghylch caniatâd cynllunio ar gyfer meysydd carafanau. Cafwyd ateb gan Mr Ian Weaver, Prif Swyddog Cynllunio, Gwasanaeth Cynllunio a Gwarchod y Cyhoedd ar 19 Ionawr 2016. Cynghorodd Mr Weaver y byddai rheolau cynllunio a thrwyddedu yn berthnasol a phetai’r Cyngor Sir yn derbyn cais cynllunio byddai’n ymgynghori â’r Cyngor Cymuned.

Anfonwyd llythyr at Ian Weaver ar 7 Gorffennaf 2016 i’w gynghori bod carafan sefydlog wedi ei gosod ar y tir yn Erw Fair. Cyfeiriodd y mater at Adam Turner, Swyddog Cynllunio a Chydymffurfio Cyngor Sir Ddinbych. Gofynnodd Adam Turner am ragor o wybodaeth a dywedodd y byddai’n ysgrifennu at y tramgwyddwr honedig, y byddai’n ei adnabod o gofnodion y Gofrestrfa Tir, ac yn gofyn iddo/iddi gyflwyno un ai cais cynllunio ôl-weithredol neu ddarparu tystiolaeth nad oes angen caniatâd ar gyfer lleoli’r garafan yn y lleoliad. Byddai Adam Turner hefyd yn cynnig y dewis amgen o symud y garafan oddi ar y tir. Dywedodd Adam Turner y byddai’n hysbysu’r Cyngor Cymuned am y cynnydd gyda hyn.

243.3  Cyswllt Ffermydd Gwynt Gogledd Cymru

Hysbyswyd yr aelodau fod yr Ysgrifennydd Gwladol wedi rhoi caniatâd datblygu yng nghyswllt cais gan SP Manweb i osod 17 milltir o geblau uwchben i gysylltu dwy fferm wynt yn ardal Clocaenog i is-orsaf yng Nghlascoed, ger Llanelwy. Gwahoddodd y Cadeirydd yr Aelodau i gyflwyno syniadau am brosiectau cymunedol i’r Clerc, i’w blaenoriaethu mewn cyfarfod yn y dyfodol, mewn parodrwydd ar gyfer sefydlu cronfa gymunedol i ddosbarthu arian ar sail yr incwm a gynhyrchir gan y cynllun ffermydd gwynt.

PENDERFYNWYD – bod yr Aelodau’n anfon rhestr o gynigion at y Clerc i’r Cyngor eu hystyried a’u blaenoriaethu.

244  PRIFFYRDD A’R AMGYLCHEDD

244.1  Pont Eyarth – Cyfyngiadau Pwysau arfaethedig

Bydd Mr James Hall, Uwch Beiriannydd, Cyngor Sir Ddinbych, yn bresennol yng nghyfarfod nesaf y Cyngor ar 7 Medi 2016 i drafod bwriad y Cyngor Sir i drefnu cyfyngu’r pwysau o ran defnyddwyr y bont. Roedd yr aelodau yn gweld hyn fel cyfle i dynnu sylw at sut y byddai hyn yn effeithio ar y gymuned leol o ran hwylustod mynediad ac yn economaidd.

244.2  Fandaliaeth llwybr troed y bont

Dywedodd y Cynghorydd Steve Whipp ei fod wedi ysgrifennu at Tania Evans, Swyddog Mynediad Cefn Gwlad yng Nghyngor Sir Ddinbych ar 9 Mai 2016 yng nghyswllt nifer o faterion. Problem newydd a oedd wedi codi oedd difrod wedi’i achosi i bont troed newydd dros ffrwd ger Plas Einion. Roedd y difrod dechreuol i gamfa dros y fwyaf o’r pontydd troed a oedd wedi’i tharo gan rholiwr gwair. Fodd bynnag, ymddangosai bod yr ail bont droed llai o faint wedi ei difrodi hefyd, mewn modd a oedd yn golygu ei bod wedi gwahanu oddi wrth y plinth cynnal. Cyfeiriwyd y mater at Adrian Walls, Rheolwr Gwybodaeth Priffyrdd Cyngor Sir Ddinbych, i gynnal ymchwiliad pellach ac archwiliad strwythurol. Gwnaeth Adrian Wals holi’r asiant tir a awgrymodd y gallai’r difrod fod wedi digwydd yn ystod llifogydd diweddar. Cynghorodd Adrian Walls y bu gwrthwynebiad i sefydlu’r llwybr troed ac y byddai’n croesawu cefnogaeth Cyngor Cymuned Llanfair DC yn pwysleisio pwysigrwydd y llwybr.

244.3  Taith Gerdded Gylchol

Awgrymodd Adrian Walls y byddai’n ddefnyddiol petai Cyngor Cymuned Llanfair DC yn cefnogi sefydlu llwybr cerdded cylchol newydd. Awgrymodd y byddai’r llwybr yn mynd o’r pentref ac i warchodfa gloynnod byw Creigiau Eyarth ym Mhwllcallod.

PENDERFYNWYD – cadarnhaodd y Cyngor Cymuned bwysigrwydd y llwybr fel amwynder i’r ardal ac roeddynt yn dymuno i hyn gael ei wneud yn glir i Gyngor Sir Ddinbych. Gofynnwyd i’r Clerc ysgrifennu at Adrian Walls i’w gynghori a mynegi cefnogaeth gref o ran sefydlu llwybr cerdded cylchol o’r pentref i’r warchodfa gloynnod byw.

244.4  Materion llwybrau troed

Adroddwyd bod camfa nesaf at ymyl y ffordd ar y llwybr o Fryn Coch i Graigfechan wedi ei thorri a gofynnwyd i’r Clerc hysbysu Tania Evans am hyn. Hefyd nodwyd nad oedd yr arwydd llwybr troed newydd a addawyd ar gyfer y llwybr newydd nesaf at y capel yng Nghraigfechan wedi ei ddarparu hyd yma a gofynnwyd i’r Clerc atgoffa Tania Evans am hyn.

RHAN 2

245  MATERION ARIANNOL

245.1  Datganiad Ariannol

Dosbarthodd y Clerc ddatganiad ariannol am y cyfnod 1 Ebrill i 30 Mehefin 2016 yn seiliedig ar y datganiadau banc ar gyfer y cyfnod. Nodwyd fod taliadau a wnaed yn ystod Awst wedi eu hychwanegu [£1,187.60] gan adael balans o £996.78 yn y cyfrif cyfredol.

Cymorth Ariannol

  • Neuadd Eleanor Llanfair D C – Gwelliannau i’r maes parcio

Adroddwyd bod yr ardal o laswellt ar ochr neuadd y pentref wedi’i thynnu ymaith a deunydd caled wedi’i osod yno, nesaf at wal yr eglwys, er mwyn cynyddu nifer y lleoedd i geir. Roedd y gost yn £2,880 yn cynnwys TAW. Atgoffwyd yr aelodau bod y Cyngor wedi cytuno, mewn egwyddor, yn eu cyfarfod ar 4 Mai 2016 y gellid ailddyrannu’r cyllid a glustnodwyd ar gyfer ffenestri gwydr dwbl yn y neuadd. Roedd y Trysorydd wedi ysgrifennu yn gofyn am ryddhau’r grant tuag at gostau ymestyn y maes parcio gan fod y gwaith wedi’i gwblhau.

PENDERFYNWYD – fod yr Aelodau’n cymeradwyo ailddyrannu’r grant a bod y Clerc yn gwneud trefniadau i drosglwyddo £2,000 o’r cyfrif Busnes i’r cyfrif Cyffredinol er mwyn gwneud y taliad.

Capel Salem Llanfair D C

PENDERFYNWYD – dyfarnu grant o £300 tuag at gostau cynnal y capel.

245.3  Gwasanaeth Cyfieithu

Adroddodd y Clerc y gallai Sandra Williams [Clerc Cyngor Tref Rhuthun] ddarparu gwasanaeth cyfieithu ar gost o £50 [+ TAW] am bob 1,000 o eiriau.

PENDERFYNWYD – defnyddio Sandra Williams i ddarparu gwasanaeth cyfieithu i’r Cyngor Cymuned ac anfon llythyr at Lois Holmes yn diolch iddi am ei gwasanaeth yn y gorffennol.

245.4  Gwasanaeth Cyflogres

Cyflwynwyd llythyr oddi wrth Gyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych yn datgan na fyddai mewn sefyllfa i barhau i gynnig gwasanaethau cyflogres a bod y gwasanaeth wedi’i drosglwyddo i AVOW [Cymdeithas Mudiadau Gwirfoddol Wrecsam] yn weithredol o 1 Medi 2016.  Cost – £144 y flwyddyn i ddarparu cyfleuster talu trwy gyfrwng trosglwyddiad banc (BACS) ac ymdrin ag atebolrwydd Talu wrth Ennill ac Yswiriant Gwladol. Gofynnwyd am ddyfynbris gan JAS Accountancy hefyd ond ni fyddai gwasanaeth BACS ar gael ac nid oedd yn eglur a fyddai ffi sefydlu yn daladwy yn ychwanegol at y ffi misol.

PENDERFYNWYD –  cymeradwyo bod AVOW yn darparu gwasanaeth cyflogres i’r Cyngor.

245.6  Cynhadledd Cymdeithas Clercod Cynghorau Lleol (SLCC) yn Llandudno ar 14 Medi 2016 a hyfforddiant i glercod newydd

Gofynnodd y Clerc am ganiatâd i fynd i’r gynhadledd. Mae’r ffi llawn yn £79.00 + TAW ond mae cynllun bwrsari y gellir gwneud cais ar ei gyfer ynghyd â disgownt o £10.00 i’r rhai sy’n cofrestru eu lle cyn 18 Awst. Hefyd gofynnodd am ganiatâd i fynd ar gwrs ar gyfer Clercod newydd pan bennir y dyddiad.

PENDERFYNWYD – awdurdodi’r Clerc i fynd i’r gynhadledd ar 14 Medi a chwrs hyfforddiant i Glercod newydd.

245.7  Costau Teithio

PENDERFYNWYD – talu lwfans o 45 ceiniog y filltir i’r Clerc am gostau teithio ar fusnes y Cyngor.

245.8  Uwchraddio meddalwedd cyfrifiadur y Cyngor

PENDERFYNWYD – rhoi caniatâd i’r Clerc fwrw ymlaen gyda phrynu meddalwedd Microsoft Office er mwyn uwchraddio cyfrifiadur y Cyngor.

ARCHWILIAD DIWEDD Y FLWYDDYN – DATGANIAD CYFRIFYDDU 2015-16

A’R DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL

Cyflwynwyd – Y datganiad cyfrifyddu ar gyfer 2015-16 a’r datganiad llywodraethu blynyddol, i’w cymeradwyo. Adroddodd y Clerc ei bod wedi derbyn ymholiad arall gan BDO, yr archwilydd allanol, o ran y datganiad cyfrifyddu ar gyfer 2015-16 a’r datganiad llywodraethu blynyddol. Mae’r archwilydd am gael cyfeiriad at y cofnod sy’n cofnodi’n glir gymeradwyo’r datganiad llywodraethu blynyddol. Cadarnhaodd y Clerc fod y cofnodion yn dangos fod y dogfennau wedi eu llenwi a’u hanfon at yr archwilydd allanol erbyn y dyddiad cau, sef 30 Mehefin. Fodd bynnag, oherwydd amgylchiadau anffodus marwolaeth y cyn Glerc ar 29 Ebrill 2016 daeth i’r amlwg wedi hynny fod yr angen i gymeradwyo’r datganiad llywodraethu ariannol yn ffurfiol gan y Cyngor llawn cyn cyflwyno’r dogfennau wedi ei esgeuluso.

Dan yr amgylchiadau roedd y Gymdeithas Clercod Cynghorau Lleol wedi cynghori y dylai’r Cyngor dderbyn barn amodol ar y cyfrifon eleni gan nad oedd y broses wedi’i chwblhau cyn 30 Mehefin. Mae’r aelodau’n deall yn awr eu bod wedi gwneud camgymeriad cyfreithiol oherwydd yr amgylchiadau anffodus gyda marwolaeth y cyn Glerc yn niwedd Ebrill ac er gwaethaf ymdrechion gorau’r Cadeirydd i gyflwyno’r Cyfrifon Blynyddol yn y fformat gofynnol yn absenoldeb Clerc. Derbyniwyd y bydd angen i’r Cyngor sicrhau nad yw hyn yn digwydd eto yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD – [a]  bod y datganiad cyfrifyddu ar gyfer 2015-16 a’r datganiad llywodraethu blynyddol yn cael eu cymeradwyo fel y’u cyflwynwyd a hysbysu’r archwilydd allanol yn unol â hynny; [b] pennu dyddiad ar gyfer cyfarfod arbennig erbyn dechrau Mehefin bob blwyddyn petai angen er mwyn sicrhau nad yw’r Cyngor yn methu dyddiad cau’r archwilydd allanol yn y dyfodol. Roedd y penderfyniad yn unfrydol.

247  ADOLYGU’R

ASESIAD RISG A MESURAU RHEOLAETH FEWNOL

RHEOLAU SEFYDLOG

RHEOLIADAU ARIANNOL

Cyflwynwyd – adroddiadau ar yr eitemau uchod i’w hystyried. Adroddodd y Clerc fod paragraff 12.1 yn y Rheolau Sefydlog wedi’i ddiweddaru yn unol â chofnod cyfeirif 220 y Cyngor a chynghorodd ddiwygio paragraff 5B yn y Rheoliadau Ariannol i gydymffurfio â pharagraff 12.1 yn y Rheolau Sefydlog. Hefyd cynghorodd y dylid cynnwys yr eitem a ganlyn yn yr Adroddiad Asesiad Risg Blynyddol 2016/17, sef, “Rhaid i’r datganiad cyfrifyddu a’r datganiad llywodraethu blynyddol gael eu cymeradwyo gan y Cyngor llawn cyn eu cyflwyno i’r archwilydd allanol erbyn 30 Mehefin bob blwyddyn.

PENDERFYNWYD – cymeradwyo a gweithredu’r diwygiadau, a’u hadolygu yn gyson.

248  COD YMDDYGIAD ENGHREIFFTIOL

Dosbarthwyd copi i’r holl aelodau. Mae Llywodraeth Cymru wedi gwneud Gorchymyn Awdurdodau Lleol (Cod Ymddygiad Enghreifftiol)(Cymru)(Diwygio) 2016 sy’n gwneud newidiadau i’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol yng Nghymru. Mae’r Gorchymyn hwn yn ei gwneud yn ofynnol i holl gynghorau unedol, dinas, tref a chymuned yng Nghymru fabwysiadu Cod Ymddygiad wedi’i ddiweddaru sy’n cynnwys holl ddarpariaethau’r Cod Ymddygiad Enghreifftiol. Mabwysiadodd y Cyngor Sir God Ymddygiad diwygiedig yn ei gyfarfod blynyddol ar 10 Mai 2016 yn cynnwys y newidiadau a wnaed gan y Gorchymyn.

Bydd y Cyngor Sir yn rhoi hysbyseb yn hysbysu am hynny mewn papur newydd ac mae’n cynnig cynnwys enw unrhyw gyngor dinas, tref neu gymuned sy’n dymuno cael ei gynnwys yn yr un hysbysiad, gan osgoi costau pob cyngor yn talu am hysbysiad ar wahân. Cynhwyswyd Cyngor Cymuned Llanfair D C yn yr hysbysiad hwn. Yn y cyfamser mae’n ofynnol i’r Cyngor Cymuned ysgrifennu at Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru ac anfon copi o’i God Ymddygiad diwygiedig.

PENDERFYNWYD – mabwysiadu’r cod ymddygiad enghreifftiol yn ei gyfanrwydd ac awdurdodi’r Clerc i ysgrifennu at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus i’w hysbysu am hynny.

249  DYDDIADAU CYFARFODYDD YN Y DYFODOL

NOS FERCHER 7 MEDI 2016

NOS FERCHER 2 TACHWEDD 2016

NOS FERCHER 4 IONAWR 2017

NOS FERCHER 1 MAWRTH 2017

YN NEUADD ELEANOR, LLANFAIR D C AM 7 O’R GLOCH Y NOS.

Gan nad oedd rhagor o fusnes i’w drafod cyhoeddodd y Cadeirydd fod y cyfarfod wedi gorffen am 8.30 pm.