Cofnodion Cyfarfod Blynyddol 6-7-2016

CYNGOR GYMUNED   LLANFAIR DYFFRYN CLWYD    COMMUNITY COUNCIL

Cofnodion y CYFARFOD BLYNYDDOL a chyfarfod arferol y Cyngor Cymuned a gynhaliwyd yn Neuadd Eleanor, Llanfair DC nos Fercher, 6 Gorffennaf 2016 am 7 o’r gloch.

PRESENNOL  – Y Cynghorwyr Keith Moulsdale [Cadeirydd], Wini Davies,

Dennis Edwards, John Pugh,  Jayne Mayers,  Medwen Roberts a Steve Whipp

Clerc  – Eirwen Godden

Trigolyn – Mr David Greenhalgh [Rhan 1]

RHAN 1

YMDDIHEURIADAU – Y Cynghorwyr David Baker a Tim Faire.

228  SYLWADAU’R CADEIRYDD WRTH YMDDEOL

Cyfeiriodd y Cynghorydd Keith Moulsdale at y cyfnod anodd a wynebodd y Cyngor yn dilyn marwolaeth sydyn y Clerc, Mr M Shorter.  Diolchwyd i’r Cynghorwyr Keith Moulsdale a Steve Whipp am eu hymdrechion yn ystod y cyfnod hwn yn ymdrin â materion brys a oedd wedi codi o ganlyniad i’r sefyllfa. Croesawyd Mrs Eirwen Godden i’w chyfarfod cyntaf ers ei phenodi yn Glerc y Cyngor.

Gwnaed llawer o gynydd o ran materion priffyrdd a chynllunio yn ystod y flwyddyn, sef, treialu’r terfyn cyflymder 20 milltir yr awr; codwyd nifer o faterion ynghylch llwybrau troed a’u datrys; adeiladwyd camfeydd ac mae’r gwaith o ddiweddaru gwefan y Cyngor Cymuned mewn llaw. Serch hynny, mynegodd ei siom o ran ansawdd y tirlunio o gwmpas y Gofeb ac ychwanegu enw. Dywedodd y Cynghorydd John Pugh y byddai’n gwneud ymholiadau ynghylch cael grant gan yr Ymddiriedolaeth Cofebau Rhyfel tuag at y gwaith hwn.

229  EHOL CADEIRYDD AC IS-GADEIRYDD AR GYFER 2016/17

229.1  Cynigiodd y Cynghorydd Jayne Mayers ac eiliodd y Cynghorydd Dennis Edwards ethol y Cynghorydd John Pugh yn Gadeirydd ar gyfer 2016/17.  Cytunwyd yn unfrydol.

229.2  Cynigiodd y Cynghorydd Medwen Roberts ac eiliodd y Cynghorydd Wini Davies ethol y Cynghorydd Steve Whipp yn Is-gadeirydd ar gyfer 2016/17. Cytunwyd yn unfrydol.

230  COFNODION

Cyflwynwyd cofnodion cyfarfodydd a gynhaliwyd yn Neuadd Eleanor ar 2 Mawrth, 4 Mai ac 1 Mehefin 2016.

PENDERFYNWYD  – Cymeradwyo’r cofnodion a’u llofnodi gan y Cadeirydd.  [Nodwyd fod cofnodion y Cyfarfod Blynyddol/cyfarfod arferol y Cyngor a gynhaliwyd ar 6 Mai 2015 wedi eu cadarnhau ar 1 Gorffennaf 2015].

231  MATERION YN CODI

204.1  Ymddiswyddiad Aelod  – crewyd sedd wag yn dilyn ymddiswyddiad y Cynghorydd Gwyneth Griffiths ym mis Ionawr 2016.  PENDERFYNWYD gofyn i’r Clerc wirio’r drefn ar gyfer llenwi’r sedd wag.

215  Gwefan y Cyngor Cymuned – adroddodd y Cynghorydd Keith Moulsdale ei fod wedi cyfarfod â Chris Birchall, wedi cael cyfrinair ar gyfer mewngofnodi, ynghyd â chyfrinair gweinyddydd, er mwyn gwneud newidiadau i’r wefan. Bydd Mr David Greenhalgh yn rhoi cymorth fel a phan fo angen. Bydd angen rhoi hyfforddiant i’r Clerc maes o law hefyd.

PENDERFYNWYD – fod y Clerc yn gwneud trefniadau i’r cofnodion gael eu hanfon at y Cynghorydd Moulsdale i’w rhoi ar y wefan a’i bod yn cael dyfynbrisiau ar gyfer cyfieithu’r cofnodion i’r Gymraeg.

217.1  Tai fforddiadwy yng Nghraigfechan – nodwyd y newidiadau i’r cais. Mae’r Cyngor Cymuned yn cefnogi’r cais mewn egwyddor.

218.2  Llwybr ceffylau o Ysgol Llanfair i Fferm Bryn Obwst  – Adroddwyd –  fod y ffermwr wedi gosod cerrig ar y llwybr ceffylau.

218.4  Llwybr ceffylau lle mae’r llwybr yn dod at yr A525 i’r gogledd o Lodge Llwyn Ynn – Adroddwyd –  fod Swyddog Llwybrau Troed y Cyngor Sir wedi ei hysbysu am y giât sefydlog yn y fan hon, yn ei gwneud yn amhosib i farchogwyr ceffylau fynd trwodd.

219.2  Adnewyddu ffenestri – Neuadd Eleanor – Adroddwyd – fod y Cyngor Sir wedi gwrthod y cais cynllunio i roi ffenestri newydd deunydd uPVC yn lle’r rhai presennol. Mae’r mater yn parhau. Cadarnhawyd fod grant wedi ei gymeradwyo gan y Cyngor Cymuned yn flaenorol a gellid ei ryddhau i Neuadd Eleanor ar gais y Pwyllgor Rheoli.

221.3  Archwilwyr Allanol – Adroddwyd – fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi penodi cwmni BDO yn lle Hacker Young.

231.1  Ceisiadau am swydd y Clerc [cofnod rhif 222].  Derbyniwyd deg cais, gyda phedwar ymgeisydd ar y rhestr fer ac wedi’u cyfweld ar 22 Mehefin 2016].

PENDERFYNWYD – Cadarnhau penodiad Mrs Eirwen Godden fel Clerc a Swyddog Ariannol Cyfrifol y Cyngor. Dechreuodd ar ei dyletswyddau ar 1 Gorffennaf 2016.

232  DYDDIADAU AC AMSEROEDD CYFARFODYDD

Cytunwyd yn unfrydol i barhau i gynnal y cyfarfodydd bob yn ail fis ar nos Fercher cyntaf y mis yn dechrau am 7 o’r gloch y nos, yn unol â’r Rheolau Sefydlog.

233  GOHEBIAETH

Ymdriniwyd â’r holl ohebiaeth yn Rhan 2 o dan Cyllid.

234  CYNLLUNIO

Ni ystyriwyd unrhyw faterion cynllunio, ac eithrio bod y Cynghorydd Steve Whipp wedi datgan nad oedd unrhyw wrthwynebiad i Gais 20/2016/0562 [ffatri wyau].

235  PRIFFYRDD A’R AMGYLCHEDD

235.1  Cau ffyrdd – Bwletin Gwaith Ffyrdd Cyngor Sir Ddinbych – bydd rhai ffyrdd yn yr ardal yn parhau ar gau yn ystod gwaith trwsio ac uwchraddio’r ffyrdd.

PENDERFYNWYD – fod y Clerc yn hysbysu’r Cynghorwyr trwy anfon yr wybodaeth a dderbynnir gan y Cyngor Sir atynt trwy e-bost.

RHAN 2

236  CYLLID

236.1  Datganiad Ariannol

Rhannodd y Clerc gopi o’r Datganiad Ariannol am y cyfnod 1 Ebrill 2015 i 31 Mawrth 2016 ar gyfer y Cyfrifon Cyffredinol a Busnes. Copi i’w roi fel atodiad i gofnodion y cyfarfod at ddibenion cadw cofnod. Bydd y Clerc yn cyflwyno datgniad ariannol yn cwmpasu’r cyfnod 1 Ebrill – 31 Awst 2016 yn y cyfarfod nesaf i’w gynnal ar 7 Medi 2016 pan ddylid dechrau ystyried y Praesept ar gyfer 2017-18.

236.2  Archwiliad Diwedd Blwyddyn

Adroddodd y Clerc ei bod wedi derbyn neges e-bost oddi wrth BDO yn gofyn am ymateb y Cyngor i’r ymholiadau isod erbyn 13 Gorffennaf 2016:

[a]  Yr union gynnydd yng nghyflog y Clerc, a chopi o’r cofnodion yn cymeradwyo’r cynnydd

[b]  Manylion y cynnydd yn y ffigur asedau sefydlog o £2,414

[c]  Cwblhau’r datganiad llywodraethu blynyddol [yn cynnwys copïau o’r dogfennau perthnasol]

[ch]  Adroddiad archwiliad mewnol manwl.

Esboniodd y Clerc ei bod wedi gofyn am gopi o’r adroddiad archwiliad mewnol gan Mr Gwyn Davies a oedd yn gweithredu fel archwilydd mewnol y Cyngor. Mae Mr Davies wedi cadarnhau fod yr wybodaeth a’r esboniadau a ddarparwyd iddo gan y Cadeirydd wedi ei arwain at y farn fod ei adroddiad yn adroddiad ‘glân’ i Gyngor Cymuned Llanfir D C. Gofynnwyd i Mr Davies gwblhau a llenwi’r ffurflen archwilydd mewnol fel sy’n ofynnol.

PENDERFYNWYD – fod y Clerc yn dilyn camau gweithredu fel a nodwyd. Rhoddwyd cymeradwyaeth i’r Clerc a’r Cadeirydd lenwi a llofnodi’r datganiad llywodraethu blynyddol.

236.3  Mandad / Cyfarwyddiadau i’r Banc

Adroddodd y Clerc fod ffurflen Newid Cyfeiriad a Manylion Cyswllt Cwsmer HSBC wedi ei llenwi yn barod i’w llofnodi gan yr aelodau. Byddai’r ffurflen hon, a’r ffurflen Mandad ddiwygiedig, yn cael eu cyflwyno i HSBC er mwyn gwneud newidiadau yn unol â Rheol Sefydlog 12.1 diwygiedig ar wariant fel y cytunwyd yng nghyfarfod y Cyngor ar 1 Mehefin 2016. Golyga hyn yn y dyfodol y gellir awdurdodi sieciau gan un ai dri Aelod o’r Cyngor neu fel arall gan ddau Aelod o’r Cyngor a’r Swyddog Ariannol Cyfrifol.

PENDERFYNWYD –  rhoi caniatâd i’r Clerc gofrestru ar gyfer bancio ar-lein er mwyn ei gwneud yn haws gweld a gwirio trafodion.

236.4  Cymorth Ariannol

Derbyniwyd llythyrau yn gofyn am gymorth ariannol oddi wrth

236.4.1  Hosbis Sant Cyndeyrn am gyfraniad tuag at ddarparu gwasanaethau’r hosbis. PENDERFYNWYD – gohirio’r penderfyniad tan yn ddiweddarach yn y flwyddyn.

236.4.2  Ysgol Pentrecelyn i dalu am gost bws i gludo’r plant [Disgyblion Blwyddyn 1-6, 5-11 oed]  i’w gwersi nofio [oddeutu £100 yn arferol] am dymor cyfan.  Mae hwn yn gyfle i’r plant hynny nad ydynt yn ddigon ffodus i gael gwersi nofio y tu allan i oriau’r ysgol.

236.4.3  Capel Ebeneser, Graigfechan, tuag at gostau cynnal cyffredinol y capel. Gwnaed gwaith i adfer to’r capel yn ystod Gorffennaf 2015 ar gost o £13,428.

236.4.4  Cyngor Plwyf Eglwysig Eglwys y Santes Fair, Llanfair D C, tuag at gostau torri’r glaswellt o gwmpas yr eglwys.

236.4.5  Ysgol Reoledig Llanfair Dyffryn Clwyd tuag at gost rhaglen gyfrifiadurol [oddeutu £500] o’r enw ‘Clicker’ i roi cymorth i blant ag anghenion ychwanegol, yn enwedig y rhai â thueddiadau dyslecsig.

PENDERFYNWYD – gwneud taliadau fel a ganlyn:

236.4.2 – £100

236.4.3 – £300

236.4.4 – £200

236.4.5 – £250

236.5  Anfonebau / Taliadau

236.5.1  Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych – ffi adnewyddu aelodaeth 2016-2017 – £15.

236.5.2  Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth – ffi adnewyddu cofrestriad Diogelu Data – £35.00.

236.5.3  Roedd y Cynghorydd Keith Moulsdale wedi talu anfoneb gan NWN Media Ltd am £213.60 [hysbyseb swydd y Clerc] ac roedd yn gofyn am ad-daliad.

236.5.4  Mr Gwyn Davies, ffi am y gwaith Archwilio Mewnol ar ran y Cyngor Cymuned yn unol â’r dyfynbris dyddiedig mis Mawrth 2016 – £60.00.

PENDERFYNWYD – gwneud taliadau fel a ganlyn:

236.5.1 – £15

236.5.2 – £35

236.5.3 – £213.60 [ad-daliad i’r Cynghorydd Moulsdale]

236.5.4 – £60 yn amodol ar i Mr Gwyn Davies lenwi’r ffurflen ofynnol.

236.6  Storio Cofnodion

Adroddwyd – fod Pwyllgor Rheoli Neuadd Eleanor wedi rhoi caniatâd i’r Cyngor Cymuned osod cwpwrdd storio yn yr adeilad.

PENDERFYNWYD – fod y Cynghorydd Moulsdale yn prynu cwpwrdd storio ar ran y Cyngor.

237  PENODI CLERC Y CYNGOR, CYTUNDEB GWAITH A THÂL

237.1  Cyflog y Clerc – PENDERFYNWYD – talu cyflog i’r Clerc yn unol â Phwynt 25 y Cyd-bwyllgor Cenedlaethol yn weithredol o 1 Gorffennaf 2016.  Gohiriwyd penderfyniad ar delerau ac amodau eraill tan y cyfarfod nesaf ar 7 Medi 2016.

237.2  Adroddiad y Clerc

Ers dechrau ei phenodiad roedd y Clerc wedi cymryd cyfrifoldeb am ddogfennau a chofnodion y Cyngor a chyfrifiadur a pheiriant argraffu. Mae ffeiliau papur a chyfrifiadurol un ai wedi eu creu neu eu tacluso. Crewyd ffurflen cofnodi’r gwaith er mwyn cofnodi’r gweithgareddau yr ymgymrwyd â nhw gyda’r nod o lunio rhaglen waith wedi’i hamserlennu i gyd-fynd â’r flwyddyn ariannol. Mae dau lond crât o ddogfennau/cofnodion y gellir eu harchifo a’u storio mewn cwpwrdd diogel yn Neuadd Eleanor.  Dywedodd fod y gwaith hanfodol hwn wedi cymryd 26 awr hyd yma, ond roedd o’r farn y dylai’r cyfartaledd oriau leihau dros amser.

237.3  Cyfleusterau Cyflogres

Adroddodd y Clerc y gall Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych barhau i ddarparu’r cyfleuster i brosesu’r gyflogres am ddim, gyda’r Cyngor Cymuned yn gyfrifol am dalu’r cyflog a’r taliadau treth i Gyllid a Thollau Ei Mawrhydi. Fodd bynnag, mae’r gwasanaeth yn debygol o gael ei drosglwyddo i asiantaeth arall yn ystod y misoedd nesaf pan godir tâl o tua £200 y flwyddyn.

PENDERFYNWYD – fod y Cyngor yn parhau i ddefnyddio gwasanaeth cyflogres Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol Sir Ddinbych ar hyn o bryd. Gofynnwyd i’r Clerc gysylltu â Chlerc Cyngor Cymuned Llanferres ynghylch eu trefniadau cyflogres nhw.

238  ADOLYGIAD BLYNYDDOL ASESIAD RISG A MESURAU RHEOLI MEWNOL, RHEOLAU SEFYDLOG A RHEOLIADAU ARIANNOL

PENDERFYNWYD – Gohirio hyn tan y cyfarfod nesaf ar 7 Medi.

239  DYDDIAD Y CYFARFOD NESAF – NOS FERCHER 7 MEDI 2016 – NEUADD ELEANOR, LLANFAIR D C AM 7.00 PM.

Gan nad oedd rhagor o fusnes cyhoeddodd y Cadeirydd ddiwedd y cyfarfod am 8.05pm.