COFNODION Y CYNGOR 21 MAI 2018

CYNGOR CYMUNED LLANFAIR DYFFRYN CLWYD COMMUNITY COUNCIL

Cofnodion Cyfarfod Blynyddol a Chyfarfod Cyffredin y Cyngor a gynhaliwyd yn Ysgol Pentrecelyn nos Lun, 21 Mai 2018 am 7.30 pm.

 PRESENNOL – Y Cynghorwyr Bob Barton, David Baker, Wini Davies, Moira Edwards [rhan o’r cyfarfod], Tim Faire, Jayne Mayers, John Pugh, Medwen Roberts [rhan o’r cyfarfod] a Paul Weston ac Eirwen Godden, Clerc.

HEFYD YN BRESENNOL –  5 aelod o’r cyhoedd

YMDDIHEURIADAU  Y Cynghorydd Keith Moulsdale [salwch]

RHAN 1

436  SYLWADAU’R CADEIRYDD WRTH YMDDEOL

Cydnabu’r Cynghorydd John Pugh yr ymateb da gan y gymuned ynghylch materion lleol, gyda’r cynllun cymdogaeth yn datblygu’n dda gyda chymorth Mr Steve Whipp ac eraill yn y gymuned ond bod y bwriad arfaethedig i gael nwy prif gyflenwad yn fater i’w ddatrys. Diolchodd i bawb am eu cymorth a’u cefnogaeth yn ystod ei gyfnod fel Cadeirydd ac i’r Clerc am ei hymdrechion.

437  ETHOL CADEIRYDD AC IS-GADEIRYDD AR GYFER 2018/19

[a]  Cynigwyd ac eiliwyd y Cynghorydd Jayne Mayers i’w hethol fel Cadeirydd. Cytunwyd ar hyn.

[b]  Cynigiwyd ac eiliwyd y Cynghorwyr David Baker a Paul Weston i’w hethol fel Is Gadeirydd. Gofynnwyd i’r aelodau bleidleisio ar bapur ac yn dilyn hynny cafodd y Cynghorydd David Baker ei ethol fel Is Gadeirydd. Llofnodwyd ffurflenni Datganiad Derbyn Swydd.

438  DATGAN BUDDIANNAU

Y Cynghorydd John Pugh yng nghyswllt Neuadd Eleanor fel ymddiriedolwr ac fel Llywodraethwr Ysgol Llanfair.

439  MATERION CYMUNEDOL

439.1  Nwy prif gyflenwad  PENDERFYNWYD symud y drafodaeth am hyn i Ran 2 oherwydd natur sensitif a chyfrinachol y trafodaethau.   

439.2  Diffibrilyddion  Cynhaliwyd sesiwn hyfforddiant yn Ysgol Pentrecelyn ar 27 Ebrill 2018 gyda 30 o unigolion yn bresennol. Trefnwyd pedair sesiwn hyd yma a bydd y Cynghorydd Jayne Mayers yn trefnu sesiwn arall gydag Achub Calon y Dyffryn maes o law.   

439.3  Cynllun Cymdogaeth ac Arolwg Cymunedol  Adroddwyd y dylai’r arolwg cymunedol fod ar gael ymhen chwe wythnos. Yn y cyfamser gosodwyd hysbysfwrdd y tu allan i neuadd y pentref a thrwsiwyd y cloc.    

439.4  Diweddariad band eang Dywedodd y Cynghorydd Bob Barton ei fod wedi’i hysbysu am gronfa datblygu cynaliadwy ar gyfer prosiectau ac y byddai’n barod i fwrw ymlaen gyda chais am gyllid. Gofynnwyd i’r Clerc gysylltu gyda Chyngor Sir Ddinbych ynghylch grantiau a diweddariad am welliannau i’r gwasanaeth band eang. 

440  COFNODION  PENDERFYNWYD  

[a]  Ailgadarnhau cofnodion y Cyfarfod Blynyddol/Cyfarfod Cyffredin a gynhaliwyd ar 17 Mai 2017

[b]  Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 16 Ebrill 2018 a’u llofnodi fel cofnod cywir.

441  MATERION YN CODI / CAMAU GWEITHREDU 

Dyddiad / Cyfeirnod Gweithred, gan bwy a statws
351.5

08/01/18

 

31/01/18

21/05/18

Grŵp Codi Arian [Y Cynghorwyr Jayne Mayers, Keith Moulsdale a Paul Weston]  Dywedodd y Cynghorydd Bob Barton y byddai’n fodlon cynorthwyo gyda chodi arian. Manylion cronfa gymunedol Calor Gas fel a ganlyn: https://www.calor.co.uk/communityfund/about-the-fund/
362.5

 

08/01/18

Ymgysylltu gyda Phobl Ifanc  Adroddodd y Clerc yr anfonwyd llythyrau i Glybiau Ffermwyr Ifanc Clwyd, Llysfasi, Ysgol Brynhyfryd ac Ysgol Rhuthun ar 12/10/17. Ni chafwyd unrhyw ymateb. Penderfynwyd mae’r Cynghorwyr sy’n gyfrifol am ymgysylltu gyda’r bobl ifanc yn yr ardal.
356.3

367.1

387.3

04/12/17

08/01/18

31/01/18

19/03/18

16/04/18

Y Gofeb Rhyfel – Plac i goffâu’r rhai a fu farw mewn damwain awyren yn unol â chais Mr John Harrop. Gofynnwyd am ddyfynbrisiau yn cynnwys glanhau ac ailbaentio’r arysgrifiadau ar y Gofeb Rhyfel. The Mae’r Clerc wedi ymchwilio i enwau aelodau’r llu awyr i’w gosod ar garreg ar wahân ger y Gofeb ond mae angen eu dilysu gan Gofnodion Milwrol yr Awyrlu cyn gofyn am ganiatâd a dyfynbrisiau newydd. Ystyried gosod carreg goffa yn nhir yr eglwys fel dewis arall. Mae’r Clerc wedi gwneud ymholiadau gydag awdurdodau’r eglwys. Mae Pwyllgor yr Eglwys wedi rhoi cymeradwyaeth mewn egwyddor, ond mae’n ofynnol awdurdodi hynny gan yr Archddeon.
Ychwanegu enw ar y Gofeb

Y Clerc – Gofyn am ragor o wybodaeth gan berthynas. Mae’r gwaith ar gais am grant tuag at gostau’r gwaith trwsio terfynol yn parhau, fel bo amser yn caniatáu.

375.6

16/04/18

Carafan yn Erw Fair  Monitro i barhau.
325.2

16/04/18

Dulliau arafu traffig yng Nghraigfechan

Archebwyd arwyddion yn hysbysu am y terfyn cyflymder ymlaen llawn, a dylent fod yn eu safle erbyn 15 Mehefin 2018.

395.2

16/04/18

Bolardiau gwynion yng Nghraigfechan

Y Clerc i wneud ymholiadau a yw hyn yn cael ei ganiatáu. Ateb – bwriedir cynnal archwiliad safle.

431.2

16/04/18

21/05/18

Pont Eyarth  Adran Traffig y Cyngor Sir yn edrych ar y problemau gyda’r arwyddion. Cyfeiriwyd cwyn arall at yr Arweinydd.
431.4

16/04/18

Biniau Sbwriel Cyffredinol  Aros am gyngor ynghylch lleoliadau addas gan y Cyngor Sir, er enghraifft, nesaf at yr arosfan bws yn Llanfair.
431.5

16/04/18

Problemau draenio / llifogydd ym Mhentre Coch 

Parhau i fonitro’r sefyllfa.

431.6

16/04/18

Estyniad i’r terfyn cyflymder 30 milltir yr awr ym Mhentrecelyn

Cyfeiriwyd y mater at y Pennaeth Priffyrdd.

431.7

16/04/18

21/05/18

Cyffrodd yr A525 – Lôn Plas  Gofynnwyd i’r Adran Priffyrdd wella diogelwch. Dylid cael arwydd rhybudd o leiaf ac yn ddelfrydol llinellau gwyn dwbl hefyd.

442  GOHEBIAETH

Adolygiad y Sector Cynghorau Tref a Chymuned yng Nghymru – Ymateb Un Llais Cymru i’r Panel Adolygu Annibynnol  Cyfuniad o farn cynghorau sy’n aelodau Un Llais Cymru ar draws Cymru yw’r ddogfen 50 tudalen, wedi eu cofnodi’n unigol ac ar y cyd. Gofynnwyd i Gynghorau ystyried pedwar cwestiwn h.y. Beth ddylai cynghorau tref a chymuned fod yn gyfrifol amdanynt? Sut y dylent weithredu? Beth sy’n eu rhwystro rhag cyflawni ar ran eu cymuned leol? a Sut mae cynghorau’r sicrhau eu bod yn cynrychioli eu cymuned leol orau? Mae’r adroddiad yn adlewyrchu ar yr hyn a gyflawnwyd, yr heriau sy’n wynebu’r sector wrth symud ymlaen a’r cyfleoedd a’r gweithredoedd a all gynorthwyo i fowldio cyfeiriad cadarnhaol i’r sector.

Roedd pum thema yn dod i’r amlwg [a] angen hyrwyddo rôl y cynghorau tref a chymuned [b] nid yw’r un patrwm yn gweddu i bawb [c] mae angen cryfhau’r mandad democrataidd [ch] yr adnoddau sy’n ofynnol ar gyfer cynyddu capasiti a gallu [staff a chyllid digonol] a [d] parhau i ddatblygu partneriaethau gyda’r awdurdodau unedol, byrddau gwasanaethau lleol a gwirfoddolwyr cymunedol. Mae Un Llais Cymru yn cefnogi’r cyfeiriad arfaethedig cyffredinol – “rydym ni am i’n holl gynghorau fod yn gynghorau gweithgar; yn darparu gwasanaethau cyhoeddus modern, hygyrch o’r ansawdd uchaf gyda’u cymuned. Fodd bynnag, mae angen i’r sector gael y dulliau a’r capasiti ychwanegol i ymdrin â’r heriau o’u blaenau a bod angen cymorth cyllidol i alluogi cynghorau lleol i ymdrin â phosibiliadau trosglwyddo gwasanaethau ac asedau yn y misoedd a’r blynyddoedd i ddod.”

Nodwyd cynnwys yr adroddiad a gofynnwyd i’r Clerc anfon llythyr yn diolch i Un Llais Cymru a hefyd fynegi siom nad oedd crynodeb ar gael. Holodd y Cynghorydd Bob Barton am y dyddiad cau ar gyfer anfon materion i’w trafod yng Nghyfarfod Blynyddol Un Llais Cymru i’w gynnal ar 29 Medi.

443  RHEOLIAD DIOGELU DATA CYFFREDINOL (GDPR)

PENDERFYNWYD  cymeradwyo’r dogfennau / polisïau a ganlyn:

[a]  Archwiliad Data Personol a gedwir gan y Cyngor Cymuned

[b]  Hysbysiad Preifatrwydd

[c]  Polisi Diogelu Data a Gwybodaeth

[ch]  Polisi Cadw a Gwaredu Dogfennau

444 CYNLLUNIO

444.1  Cais 14/2018/0360 Pwll benthyg ar gyfer cloddio am agregau i’w defnyddio ar gyfer gwaith llunio Fferm Wynt Coedwig Clocaenog yn unig. PENDERFYNWYD cefnogi’r cais.  

444.2  Cais diwygiedig 20/2017/1156 Adeiladu uned magu lloiau newydd yn cynnwys dwy sied magu lloiau, swyddfeydd, adeilad storio a chyfleuster storio tail a gwaith cysylltiedig – Genus, Green Park, Llanrhydd  PENDERFYNWYD cefnogi’r cais.  

444.3  Carafanau sefydlog yn Nyffryn Clwyd  Hysbyswyd y Cyngor Cymuned bod carafan sefydlog wedi ymddangos yn Nhŷ Coch, Graigfechan a gofynnwyd i’r Cyngor wirio a ofynnwyd am ganiatâd cynllunio. Hysbyswyd yr aelodau bod caniatâd cynllunio wedi’i roi i deulu lleol adeiladu dau dŷ ar y safle.  PENDERFYNWYD cyfeirio gosod y garafan yn ôl at yr Adran Gynllunio am eglurhad.

445  PRIFFYRDD A’R AMGYLCHEDD

445.1  Parcio ym Mron y Clwyd, Llanfair DC  Argraffwyd arwyddion newydd i ddangos lle parcio penodol ar gyfer tenantiaid a thrigolion. Nid yw’r arwyddion yn hawdd i’w gweld, fodd bynnag, ac awgrymwyd y dylid gosod arwyddion ychwanegol wrth y fynedfa i Fron y Clwyd.

445.2  Gwasanaethau bws  Mae trigolion lleol yn cwyno am anghysondeb y gwasanaeth bws i ac o Graigfechan. Mae’n rhaid gwneud cais i fynd ar neu ddod oddi ar y bws yn Rhuthun, gyda’r canlyniad bod rhai teithwyr yn cael eu gadael. Gofynnwyd i’r Clerc ysgrifennu at Gyngor Sir Ddinbych am eglurhad sut mae’r gwasanaeth yn gweithredu.

  • Gardd Gymunedol yng Nghraigfechan Hysbyswyd y Cyngor Cymuned bod cynigion i ddatblygu ardal fechan o dir nad oes gan denant y Cyngor ym Maes Hyfryd, Graigfechan, ei heisiau bellach yn berllan neu ardd gymunedol. Mae’r Cyngor Sir yn gweithredu i adnabod grŵp neu unigolion i gymryd cyfrifoldeb am ofalu am y safle. Bydd Emily Reddy, Swyddog Datblygu Cymunedol yn Adran Dai’r Cyngor Sir yn dod i gyfarfod y Cyngor Cymuned ar 11 Mehefin i hysbysu’r aelodau am y datblygiadau.

RHAN 2

446  PENDERFYNWYD eithrio’r Wasg a’r cyhoedd o’r cyfarfod oherwydd natur gyfrinachol yr eitemau a ganlyn:  

447  MATERION ARIANNOL

447.1  Archwiliad Diwedd Blwyddyn – Cyflwynwyd   

[a]  Adroddiad yr Archwilydd Mewnol 2017-18  Mae angen diwygio neu egluro’r chwe eitem isod –

i]  Dylid diwygio’r ffurflen flynyddol i ddangos £9858 ym Mlwch 9 [balans yn y banc]

ii]  Dylid gwella patrwm y cysoniad banc

iii]  Dylai’r Cyngor nodi’r ddeddfwriaeth rymuso a ddefnyddir i wneud taliadau grant a’r taliadau a wneir dan Adran 137

iv]  Rhaid i’r Cyngor sicrhau bod yswiriant cywirdeb digonol

v]  Dylid diwygio’r costau staff ar y ffurflen flynyddol, Blwch 4 costau staff £3730 a Blwch 6 cyfanswm taliadau eraill £8623

vi]  Os oes gan Gynghorwyr ymlyniad gwleidyddol neu eu bod wedi’u cyfethol dylid dangos hynny ar y wefan a dylai’r Cyngor gyhoeddi eu Cofrestr Buddiannau Aelodau ar-lein.

Cadarnhaodd y Clerc ei bod wedi gweithredu i roi’r argymhellion ar waith fel bo angen, a bod swm yr yswiriant cywirdeb yn £250,000. Cymeradwyodd yr aelodau y camau gweithredu.

[b]  Cyfrifon Blynyddol

PENDERFYNWYD [a] cymeradwyo’r Datganiad Cyfrifol 2017-18 a’r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a’u diwygio fel yr argymhellwyd gan yr archwilydd mewnol i’w llofnodi gan y Cadeirydd cyn eu cyflwyno i’r archwilydd allanol  [b] bod y Cyngor o’r farn bod y gwariant Adran 137 yn gymesur gyda’r budd i’r gymuned a  [c] bod y Cyngor yn ystyried nad oes ganddo unrhyw ymrwymiad na bwriad i dalu arian rhodd i gyflogeion [tudalen 4 y Ffurflen Flynyddol].

[c]  Diwygiadau i’r Datganiad Derbyniadau a Thaliadau 2017-18

PENDERFYNWYD diwygio’r Datganiad Derbyniadau a Thaliadau 2017-18 i ddangos y patrwm cysoniad banc a argymhellwyd gan yr archwilydd mewnol a dangos y ddeddfwriaeth rymuso a ddefnyddiwyd i wneud taliadau grant, yn cynnwys y rhai dan Adran 137.

447.2  Talu Cyfrifon/Anfonebau  PENDERFYNWYD gwneud taliadau fel a ganlyn:

£20.00  Un Llais Cymru [Y Cynghorydd Bob Barton, hyfforddiant Cyllid, 19 Ebrill  2018]

£151.20 JDH Business Services Ltd [Ffi Archwiliad Mewnol]

£169.38 Sandra Williams [Gwasanaeth Cyfieithu]

£180.00 SLCC [Ffioedd Cynhadledd 16 Mai 2018 – Y Cynghorydd Bob Barton a’r Clerc, Eirwen Godden]

  • Ceisiadau am gymorth ariannol  PENDERFYNWYD  gohirio’r cais gan Bwyllgor Apêl Graigfechan a Phentrecelyn Eisteddfod yr Urdd 2020 [gwahodd Mr John Kerfoot i gyfarfod yn y dyfodol] a gwrthod y cais gan Bobath Cymru [parlys yr ymennydd].

 447.4  Adnewyddu Yswiriant   Nid yw cwmni yswiriant Zurich yn cynnig cytundebau tymor hir [3 neu 5 mlynedd] ar gyfer yswiriant dan £500.  PENDERFYNWYD gofyn i’r Clerc wneud ymholiadau i weld a all Zurich leihau’r dyfynbris o £437.17. Rhoddwyd awdurdod i’r Clerc a’r Cadeirydd weithredu – rhaid adnewyddu’r yswiriant erbyn 1 Mehefin.

 447.5  Asesiad Risg – Cyflwynwyd – Adroddiad a ddiweddarwyd yn Ebrill 2018 yn dangos risg uchel o ran wal y fynwent. Gweithredwyd i symud cerrig a oedd wedi dod o’u lle i fan diogel tra’n aros am ddyfynbrisiau ar gyfer y gwaith trwsio. Mae’r gost yn debygol o fod yn uchel ac efallai y bydd rhaid cyhoeddi hysbysiad cyhoeddus am dendrau er mwyn cydymffurfio â’r Rheolau Sefydlog. Rydym yn aros am ffigur dangosol.

 447.6  Trefniadau ar gyfer Adolygiad Blynyddol y Rheoliadau Ariannol, Asesiad Risg a Rheolaethau Mewnol yn enwedig o gofio effaith y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol newydd. PENDERFYNWYD gohirio’r mater i gyfarfod yn y dyfodol.

447.7  Cyflog ac Amodau Gwasanaeth y Clerc – Graddfeydd Cyflog newydd ar gyfer 2018-19 i’w gweithredu o 1 Ebrill 2018    PENDERFYNWYD gohirio’r mater i gyfarfod yn y dyfodol a bod y Cadeirydd a’r Is-gadeirydd yn cynnal yr arfarniad blynyddol yn y cyfamser.

  • NWY PRIF GYFLENWAD

Mae swyddfa Mr Darren Millar AC wedi cynnig dewis o ddau ddyddiad ar gyfer cyfarfod – 15 neu 29 Mehefin. Dywedodd yr aelodau y byddai cyfarfod yn hwyr yn y prynhawn ar 15 Mehefin yn fwyaf cyfleus. Mae’r trafodaethau rhwng Wales and West Utilities a phartïon a diddordeb yn parhau. Hysbyswyd yr aelodau bod yr Arweinydd wedi derbyn neges e-bost gan Wales and West Utilities yn y cyfamser am eu gwasanaethau yn y gymuned. Mae cynlluniau busnes yn cael eu llunio ar gyfer y dyfodol ar hyn o bryd; mae arnynt angen adborth fel y medrant ddarparu’r gwasanaethau y mae pobl eu hangen yn awr ac i’r cenedlaethau i ddod. Maent yn dymuno cael barn cwsmeriaid ar gael y cydbwysedd yn iawn rhwng buddsoddi i gynnal a gwella gwasanaethau a pharatoi rhwydwaith nwy i’r dyfodol tra’n cadw biliau’n isel.

449 DYDDIADAU CYFARFODYDD YN Y DYFODOL    

2018 – 11 Mehefin, 9 Gorffennaf, 10 Medi, 8 Hydref, 12 Tachwedd,

10 Rhagfyr

2019 – 14 Ionawr, 11 Chwefror, 11 Mawrth

Awgrymwyd ychwanegu eitem adborth/adroddiad o gyfarfodydd/cynadleddau at yr agenda – yr aelodau i anfon crynodeb at y Clerc.

Gan nad oedd rhagor o fusnes i’w drafod cyhoeddodd y Cadeirydd bod y cyfarfod wedi gorffen am 9.30pm.

_______________________ CADEIRYDD ___________________ DYDDIAD